Do's en don'ts informatieuitwisseling ouders-school bij passend onderwijs

Multomappen met papieren
Als je kind extra ondersteuning nodig heeft op school, is het logisch dat je als ouders meer informatie uitwisselt met school dan wanneer dat niet zo is. Het gaat vaak om gevoelige gegevens, dus is het belangrijk om extra goed op te letten dat de informatie klopt, niet uitgebreider is dan nodig, met een beperkte groep mensen gedeeld wordt en gecorrigeerd of verwijderd wordt als het niet meer klopt of niet meer nodig is. Deze pagina geeft tips hoe ouders daar zelf invloed op kunnen hebben.

Eerst geven we een waarschuwing, dan leggen we uit hoe het wettelijk zit, dan geven we een tip hoe je je als ouder kunt opstellen, gevolgd door praktische do's en don'ts op het gebied van privacy van schooldossiers, OPP's, correctheid van gespreksverslagen en dergelijke.

Dringende waarschuwing voor ouders

Natuurlijk ga je ervan uit dat de onderwijsprofessionals te goeder trouw zijn en je gegevens zorgvuldig zullen behandelen. Maar ook zij kunnen zich vergissen, te gemakkelijk erover denken of bij een eventueel toekomstig conflict de informatie tegen je gebruiken. Wij kennen helaas voorbeelden waar onderwijsprofessionals informatie die ze op de een of andere manier hebben verzameld, hebben gebruikt om voor de leerling toegang tot het gewenste onderwijs te blokkeren. Die informatie was dan vaak achterhaald, niet relevant, of iemands mening gebaseerd op een onvolledig/onjuist beeld.
Wees dit voor door alert te zijn waar je toestemming voor geeft en welke documenten je deelt, ook als je tot nu toe een goede relatie hebt met school, samenwerkingsverband, enz.

Wettelijke bescherming / AVG

De informatie die je als ouders deelt met het onderwijs zodat zij extra ondersteuning kunnen realiseren gaat vaak over de fysieke en mentale gezondheid en/of het gedrag van je kind, zoals bijvoorbeeld een onderwijskundig rapport, een OPP (Ontwikkelingsperspectiefplan/groeidocument), een therapieverslag, een gespreksverslag over de benodigde ondersteuning en de evaluatie daarvan. Dit soort gegevens worden extra beschermd door de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie over de regels, zie de gerelateerde informatie onderaan deze pagina.

Het onderwijs hoeft geen toestemming te vragen voor het verwerken van de gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van hun wettelijke taak, zoals bijvoorbeeld de verzuimadministratie, informatie over de benodigde ondersteuning en gegevens over de ontwikkeling van de leerling. Dat neemt niet weg dat ook dan de AVG-regels gelden voor het delen van gegevens, de bewaartermijn en het recht op inzage en corrigeren van gegevens. En heel belangrijk: ze hoeven niet meer informatie te ontvangen of bewaren dan nodig voor die wettelijke taak, dan kan er ook niets misgaan met extra, niet-noodzakelijke informatie (voorbeeld: het is niet nodig een volledig psychologisch rapport in het leerlingdossier te hebben, zie tip bij de Do's).

In enkele bijzondere situaties mag de school gegevens delen met derden zonder toestemming van de ouders, bijvoorbeeld:
  • Met de nieuwe school bij het verlaten van een basisschool, dan moet een onderwijskundig rapport naar de nieuwe school gestuurd worden. De ouders moeten het "OKR" wel van te voren in kunnen zien en een reactie kunnen geven.
  • Met hulpverleners, bijvoorbeeld bij noodsituaties of vermoedens van kindermishandeling. School mag zonder toestemming iets over een kind melden bij Veilig Thuis, Verwijsindex risicojongeren, Raad voor de kinderbescherming en een gezinsvoogd van een kind dat onder toezicht gesteld is. De ouders moeten wel geïnformeerd worden dat dit gebeurt.
  • Met het samenwerkingsverband passend onderwijs als het gaat om informatie voor het toekennen van een arrangement, het verdelen van ondersteuningsmiddelen, het bepalen van de toelaatbaarheid voor speciaal onderwijs, het adviseren over de ondersteuningsbehoefte.
  • Met de onderwijsinspectie bij een controle.
Voor informatie over de ondersteuningsbehoefte van je kind is het onderwijs vaak afhankelijk van de ouders. Je kunt als ouder dus zelf bepalen hoeveel je deelt. Maar let op: het helemaal niet delen van informatie over de ondersteuningsbehoefte betekent dat de school mag weigeren om je kind extra ondersteuning te geven of zelfs om je kind toe te laten tot de school, zie de uitspraak van de Geschillencommissie Passend Onderwijs De vmbo-school mocht de leerling weigeren, omdat de ouders onvoldoende gegevens over zijn ondersteuningsbehoefte hadden verstrekt.

Mondige ouder

Je wil de relatie met school en andere onderwijsorganisaties natuurlijk goed houden en tegelijkertijd je kind beschermen. Dat kan een uitdaging zijn, als de school daar andere ideeën over heeft dan jij. Het kan zijn dat je als lastige ouder gezien wordt, maar bedenk ook dat het jouw wettelijke taak is om op te komen voor het geestelijk en lichamelijk welzijn en de veiligheid van je kind. Onze tip: blijf vooral rustig en vriendelijk, toon begrip voor de situatie van de school en leg uit waarom je bepaalde beslissingen neemt. 

Wat daarbij misschien kan helpen is gebruik maken van de voorbeeldteksten en links naar voorbeeldbrieven die we bij sommige do's en don'ts hebben toegevoegd. Sommige brieven zijn een beetje "dreigend" geformuleerd, ons advies is om ze aan te passen naar een toon die jij vindt passen bij de situatie, waarbij je de essentiële feiten in de brief hetzelfde laat.

Do's

  • Geef alleen de documenten die nodig zijn voor het doel
    Geef bij aanmelding van je kind op een school, of als de ondersteuningsbehoefte verandert, informatie waarmee de school de ondersteuningsbehoefte naar redelijkheid kan vaststellen. Het komt regelmatig voor dat ze vragen om het hele dossier, maar dat is niet nodig (en vaak veel meer dan de school denkt of bereid is door te lezen). Vraag dan wat het doel is van de informatie en deel alleen de meest essentiële documenten die voor dat doel nodig zijn (als jij achter dat doel staat en wil dat ze die taak uitvoeren).
    Voorbeeldtekst die je kunt gebruiken in je communicatie met school:
    Om het leerniveau en de ondersteuningsbehoefte van [naam kind] in te kunnen schatten delen wij met u de volgende documenten:
    [lijstje van documenten]
    Overige documenten in het dossier zijn volgens onze inschatting daarvoor niet relevant. Mocht u nog belangrijke informatie missen, dan horen wij dat graag en dan zullen we kijken hoe we u die informatie kunnen geven.
    In dit verband verwijzen we ook graag naar de Autoriteit Persoonsgegevens, die op hun pagina Leerlingdossiers (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/onderwijs/leerlingdossiers) aangeeft: "U mag alleen gegevens verwerken in het leerlingdossier voor zover dat noodzakelijk is voor het doel".

    Wat wel nuttig kan zijn is om pro-actief ieder jaar opnieuw via de mentor (bijgewerkte) info te geven over wat de talenten en moeilijkheden zijn van jouw kind. Meer toelichting hierover en een uitgewerkt voorbeeld vind je bij Tips voor ouders per leerjaar van groep 7 t/m het eindexamen bij het eerste jaar van de middelbare school.
  • Geef verkorte documenten specifiek voor het onderwijs
    Als je gevraagd wordt om een professioneel rapport van bijvoorbeeld een behandeling, onderzoek of therapie te delen en er staat volgens jou meer in dan het onderwijs nodig heeft, deel dan alleen de conclusie en aanbevelingen, of vraag degene die het rapport gemaakt heeft om een verkort verslag specifiek voor school met daarin alleen belangrijke informatie voor het onderwijs. Een behandelaar/hulpverlener mag niet zonder toestemming van ouders (en kind bij 12+ of alleen het kind bij 16+) persoonsgegevens delen met het onderwijs.
  • Vraag vooraf details over belangrijke gesprekken
    Als je in gesprek gaat, zorg dat je vooraf weet wat het doel van het gesprek is. Vraag een agenda op en als die er niet is, stel er dan zelf een op. Vraag van tevoren wie aan het gesprek deelnemen en wat hun bijdrage is (zie Tips voor ouders bij het organiseren van passend onderwijs van Oudervereniging Balans). Vraag ook welke documenten met de gesprekspartners zijn gedeeld. Als het aan externen is hoort de school daarvoor aan de ouders toestemming te hebben gevraagd (behalve bij een wettelijke plicht) en het te hebben gemeld aan de ouders dat het gedeeld wordt in geval van vooraf gegeven toestemming (zie ook "Geef geen algemene toestemming voor gegevensuitwisseling" bij de Don'ts hieronder). Vraag die documenten op als je ze nog niet hebt, zodat je weet wat de gesprekspartners aan informatie hebben ontvangen.
  • Maak geluidsopnames van belangrijke gesprekken
    Neem belangrijke gesprekken op, of het nu een fysiek gesprek is of per telefoon of videobellen. Dat mag ook zonder de gesprekspartners hierover te informeren als je zelf gespreksdeelnemer bent, voor persoonlijk gebruik geldt de AVG niet. Ook de rijksoverheid bevestigt dat toestemming vragen niet verplicht is. Als ze het wel weten mogen ze het je niet verbieden. Je mag de video- of audio-opnames gebruiken om zelf terug te luisteren en een goed gespreksverslag te maken, omdat je aan tafel vaak niet alles wat gezegd wordt goed registreert. Je mag de opnames niet openbaar maken. Bij rechtszaken en geschillencommissies beslist de rechter of de commissie of het gebruikt mag worden. Bron: Stiekem gesprekken opnemen, mag dat wel? Zie ook "Vraag geen toestemming voor geluidsopnames en kondig het niet aan" bij de Don'ts hieronder.
    Gebruik bij een fysiek gesprek bijvoorbeeld een voice recorder app op je smartphone of een usb-stick met voice recorder, in je tas of aan een sleutelbos op tafel (test vooraf even wat de geluidskwaliteit is in zo'n situatie). Voor telefoongesprekken kun je een call recorder app op je smartphone installeren, soms kun je instellen dat ze elk gesprek opnemen voor als je niet weet wanneer iemand van school zal bellen. Bij videogesprekken kun je op je computer een tool installeren die de audio opneemt.
  • Maak een eigen gespreksverslag
    Maak zelf een gespreksverslag (of laat dat doen door een buddy die je meenam naar het gesprek). Hierbij kun je ook de audio-opname gebruiken die je van het gesprek hebt gemaakt, zie de voorgaande tip "Maak geluidsopnames van belangrijke gesprekken". Zorg dat de voor jou belangrijke uitgangspunten en afspraken correct vermeld staan, met eventueel jouw in het gesprek genoemde bezwaren erbij. E-mail dit verslag spontaan naar de gesprekspartners en vraag of ze met dit verslag akkoord zijn. Als ze dan niet reageren sta je sterker als anderen later beweren dat er iets heel anders is besproken.
  • Controleer andermans gespreksverslag
    Als je een gespreksverslag ontvangt, controleer dan zorgvuldig of alle voor jou belangrijke punten erin staan. Controleer of wat er staat niet verkeerd geïnterpreteerd kan worden door iemand die er niet bij was. Stuur een antwoord waarin je aangeeft dat het verslag niet klopt of niet compleet is en stuur jouw versie van het verslag mee.
  • Vraag inzage in het leerlingdossier
    Als je twijfelt over wat voor documenten een onderwijsorganisatie over je kind heeft of gewoon nieuwsgierig bent, maak dan gebruik van je inzagerecht en vraag een digitale kopie. Als je kind 16+ is heb je als ouder geen inzagerecht meer, dan kan je kind zelf inzage vragen of de ouders machtigen. In sommige schoolgidsen staat dat je het dossier op school mag komen inzien, maar volgens de AVG heb je recht op een kopie.
    Helaas kennen wij voorbeelden waar bij zo'n inzageverzoek slechts een deel van het leerlingdossier gedeeld werd (de documenten waarvan ze verwachten dat ouders die niet waarderen worden dan weggelaten). Vermeld daarom in het verzoek specifiek van welke soort documenten je een kopie wil. Voorbeelden: interne verslagen, e-mails die bewaard worden voor wie met de leerling te maken krijgt, of een digitaal logboek als dat er is (waarin zorgen over een leerling kunnen worden bijgehouden, voorvallen, huiswerk niet gemaakt, maar ook vermoedens). Vraag ook een screenshot van de bijlagenpagina uit het leerlingvolgsysteem, zodat je weet of je de complete lijst hebt. Je kunt ook vragen om alleen een overzichtslijst van alle gegevens zoals de voorbeeldlijst van de Autoriteit Persoonsgegevens waarna je alsnog een kopie vraagt van sommige documenten uit die lijst (of je vraagt dat overzicht en direct ook een kopie van alle documenten die erop genoemd staan).
    Download een voorbeeldbrief Opvragen schooldossier of voorbeeldbrief Opvragen Leerplichtdossier en pas hem aan naar (de juiste toon voor) jouw situatie. Balans heeft ook een voorbeeldbrief waarbij om een bevestiging van volledigheid gevraagd wordt. Balans adviseert ook om een kopie identiteitsbewijs mee te sturen om te zorgen dat direct aan alle vereisten is voldaan om de termijn van 1 maand te laten beginnen. Binnen 1 maand moet de organisatie je per post of e-mail het dossier sturen, of vertellen dat het een ingewikkeld verzoek is waarna ze 2 maanden extra krijgen.
    Het kan zijn dat ze vlak voor jouw verzoek het dossier opschonen, maar het eindresultaat is dan in ieder geval dat het opgeschoond is, ook al weet je niet wat er verwijderd is. Als het je niet lukt om de gegevens in te zien, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Vraag opschoning/correctie van het leerlingdossier
    Als je weet dat er iets niet klopt, verouderd of niet meer relevant is in het leerlingdossier, maak dan gebruik van je recht op correctie (als je kind 16+ is heeft je kind dat recht, niet de ouders). Lees bijvoorbeeld dit verhaal over een moeder die een vervelende periode uit het leerlingdossier liet halen voordat het naar de nieuwe school werd gestuurd.
    Download een voorbeeldbrief Verzoekschrift wijziging dossier (deze verwijst naar de Jeugdwet, dat zul je moeten aanpassen als je het gebruikt voor school) en pas hem aan naar (de juiste toon voor) jouw situatie.
    Als je een verzoek tot verwijdering doet, draait de bewijslast om. Zij moeten dan aantonen op welke wettelijke basis ze het wèl laten staan. Als ze weigeren omdat ze vinden dat het correct (en nog steeds relevant) is, maar jij bent het daar niet mee eens, vraag dan of ze jouw zienswijze eraan toe willen voegen en schrijf in de zienswijze waarom jij vindt dat het niet correct of niet relevant is. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Doe verzoeken namens beide ouders
    Doe formele verzoeken indien mogelijk namens beide ouders (de e-mail mag verzonden worden door één van de ouders met een Cc naar de andere ouder). Dan is duidelijk dat jullie er beiden achter staan, waardoor het meer kracht heeft.

Don'ts

  • Geef geen algemene toestemming voor gegevensuitwisseling
    Onderteken geen algemene toestemmingsformulieren om de school gegevens te laten delen met anderen of om de school gegevens op te laten vragen bij anderen. Zie de afbeelding voor een formulier dat anno 2020(!) nog gebruikt werd door een school maar dat veel te algemeen geformuleerd is. Dit soort formulieren, of dit soort aankruisvakjes op uitgebreidere formulieren, zijn in strijd met de AVG en dus niet geldig. Om te voorkomen dat de school denkt dat ze wel geldig zijn en toch met allerlei organisaties gegevens gaat uitwisselen, is ons advies om dit niet te ondertekenen of aan te kruisen.
    Toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen om wettelijk geldig te zijn:
    • Vrij gegeven: Iemand moet daadwerkelijk de keuze hebben om te weigeren, zonder dat daar negatieve consequenties aan zijn verbonden
    • Specifiek en geïnformeerd: De jeugdige/ouder moet precies weten waarvoor toestemming wordt gegeven; het doel, de informatie die wordt uitgewisseld en met wie
    • Ondubbelzinnig: Er mag geen twijfel bestaan of er toestemming is gegeven.
    Vraag of ze per keer dat het nodig is specifiek aangeven om welke gegevens het precies gaat (vraag of je het mag inzien), met welke organisatie het nu gedeeld moet worden en voor welke concrete taak die organisatie op dit moment die gegevens nodig heeft.
    Download een voorbeeldbrief Geen Toestemming verklaring en pas hem aan naar (de juiste toon voor) jouw situatie en/of gebruik de onderstaande voorbeeldtekst in je communicatie met school:
    Wij willen het best mogelijk maken dat gegevens uitgewisseld worden met betrokken instanties, als wij weten welke gegevens, met welke instantie en voor welk doel die instantie op dat moment die gegevens nodig heeft (en het daarmee eens zijn).
    Een algemene toestemming voor nu nog niet voorziene situaties is niet volgens de AVG. Toestemming moet specifiek en geïnformeerd zijn, zie "Welke eisen worden er gesteld aan toestemming" van de tool Passend Onderwijs en Privacy op https://passendonderwijsenprivacy.nl/#!/process-step/314
    Daarom vragen we uw begrip dat we dit algemene toestemmingsformulier niet ondertekenen. Als er een concrete behoefte ontstaat voor het uitwisselen van gegevens met betrokken instanties verzoeken wij u om ons op dat moment specifiek toestemming te vragen voor die uitwisseling.
  • Laat de gegevensuitwisseling niet door school doen
    Geef geen toestemming dat de school zorgt voor het overdragen van het leerlingdossier (of documenten daaruit) aan een andere organisatie, of voor het opvragen door school van gegevens bij een andere organisatie, ook al hebben ze een specifiek verzoek. Je hebt het recht om die overdracht zelf te doen, dus vraag of ze de documenten aan jou willen geven. Bekijk de informatie voordat je beslist welk deel door mag naar de andere organisatie. Helaas kennen wij voorbeelden waar negatieve documenten over een kind doorgestuurd werden zonder dat de ouders die negatieve documenten ooit gezien hadden en dus ook niet hadden kunnen controleren of het wel klopt.
  • Deel niet al je documenten
    Geef niet je hele dossier aan de school, dat is niet nodig (en vaak veel meer dan de school denkt of bereid is door te lezen). Zie de tip "Geef alleen de documenten die nodig zijn voor het doel" bij de Do's.
  • Deel niet altijd de gehele documenten
    Deel geen complete onderzoeksverslagen of therapie/behandelingsverslagen als daar meer in staat dan het onderwijs nodig heeft. Zie de tip "Geef verkorte documenten specifiek voor het onderwijs" bij de Do's.
  • Vraag geen toestemming voor gespreksopnames en kondig het niet aan
    Ondanks dat het beleefd is om toestemming te vragen voor een opname van een gesprek of anders om aan te kondigen dat je een opname maakt, raden wij het af als het gaat om gesprekken over passend onderwijs. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een arts zal het onderwijs namelijk sneller argwaan hebben en nee zeggen, en dan kom je in een lastige positie: je hebt als gespreksdeelnemer het recht om toch een audio-opname te maken (zie de tip "Maak geluidsopnames van belangrijke gesprekken" bij de Do's), maar als ze ervan weten en het niet willen heb je direct een slechtere verstandhouding met mensen waar je van afhankelijk bent (zie het het advies van "oudersteunpunt.nl" - geschreven door een samenwerkingsverband van schoolbesturen, die suggereren dat het niet goed is voor de verstandhouding met school om geen toestemming te vragen). De opnames zijn voor jezelf, als je ze niet openbaar maakt en niet deelt met je gesprekspartners is er niets aan de hand.
  • Denk niet dat wat je online ziet het volledige leerlingdossier is
    Vertrouw er niet op dat de documenten die je ziet in Magister, SOM of een ander leerlingvolgsysteem het volledige leerlingdossier is. Een school kan daar ook documenten aan toevoegen die niet zichtbaar zijn voor ouders of leerlingen en ook op die documenten heb je recht op inzage en correctie. Zie de tips "Vraag inzage in het leerlingdossier" en "Vraag opschoning/correctie van het leerlingdossier" bij de Do's.

Gerelateerde informatie op deze site:

Gerelateerde informatie op andere sites: