Voorbereidingstips bij belangrijke gesprekken met school of samenwerkingsverband

Als het gaat om het krijgen van aanpassingen in het onderwijs voor jouw kind, sta je als ouder in een moeilijke positie. Je kunt onderwijs op maat niet afdwingen, maar het is wel van levensbelang voor je kind en heeft invloed op je hele gezin. Daarom is het van belang om bij belangrijke gesprekken goede argumenten aan te kunnen voeren, die door de andere partij serieus genomen worden, terwijl je een goede relatie met de gesprekspartners wil houden of krijgen. 

Een goede voorbereiding is het halve werk! Daarom doen we hier een aantal suggesties waarvan wij hebben gemerkt dat ze kunnen helpen. Bepaal zelf of het bij je past om het op die manier aan te pakken!

Uitgangspunt

Wat heeft de school al gedaan: handelingsverlegen is gemakkelijk gezegd. Als duidelijk is dat je kind extra ondersteuning nodig heeft hebben ze zorgplicht

Leun achterover, neem een zenhouding aan en vraag je het volgende af… wat heeft jouw kind nodig en wat kan de school wel / niet leveren (wees precies). Als checklists kun je de Gesprekshulp voor op school van Autismewegwijzer en de lijst van Maatwerkmogelijkheden op de middelbare school gebruiken.

Vraag een zorgoverleg aan samen met de zorgcoördinator/orthopedagoog van de school en iemand van buiten die je kind goed kent (neem die mee ter ondersteuning) en bespreek met elkaar wat je kind nodig heeft en wie wat kan aanpakken. Maak het zo concreet mogelijk. Het gaat niet alleen om rechten en plichten, het gaat om deskundigheid voor je kind die je samen moet opbouwen.

Ga niet in de strijd of verdediging maar zoek samen een oplossing, daarmee bereik je vaak meer voor je kind. School en ouders zijn partners. Beide willen een goede ontwikkeling van het kind, al is er misschien een meningsverschil over hoe dat het beste bereikt kan worden. Lees: Van persoonsafhankelijk naar structuurafhankelijk: bron van misverstanden tussen ouders en school.

Aan de andere kant kan het ook geen kwaad om zelf de regels goed te kennen en dat te laten merken. Janine Scherpenberg verwoordde het treffend in haar blog Ouders erger je niet (spel van bureaucratie): "Het is een spel. Hoe naar ook. Doel in het oog houden, regeltjes kennen en een strategie bepalen. Ouders vinden zo meer kracht omdat procedures overal centraal lijken te staan." Om de regeltjes te leren, lees: 

Bespreek het voor met mensen die je vertrouwt

Bespreek het aankomende belangrijke gesprek met slimme / sociaal vaardige / gerespecteerde familieleden, collega’s of goede vrienden of kennissen. Neem het gesprek samen door en maak een stappenplan voordat je het gesprek ingaat. 

Je eigen betrokkenheid bij de inhoud is vaak zo groot dat het proces en de interactie met de anderen vaak ondergeschikt raken aan het inhoudelijke verhaal. 

Je kunt het gesprek voorbereiden op verschillende niveau's:
  • portret van het kind 
  • portret van de faciliterende omgeving van het kind in de thuissituatie 
  • kenmerken van de school 
  • kenmerken / behoeftes van het kind 
  • kenmerken / behoeftes van de docenten / schoolleiding en leerlingen en hun ouders 
  • kenmerken / behoeftes op gebied van boven-reguliere begeleiding
  • wie financiert wat en staan zij al in de ‘’ja’’ stand of kun je daarvoor zorgen voorafgaand aan de aanvraag?
Het kan ook een heel goed idee zijn om iemand die je vertrouwt mee te nemen naar het belangrijke gesprek, en die vragen of die in de gaten wil houden dat het gesprek op de koers blijft die jullie samen afgesproken hebben. Bovendien kan die persoon meehelpen om achteraf te evalueren hoe het gesprek ging en wat er nu eigenlijk afgesproken is.

Inschakelen van externe deskundigen

Inventariseer welke ondersteunende adviezen je hebt of kunt krijgen van externe deskundigen, zoals een psycholoog, psychiater, orthopedagoog of onderwijsdeskundige. Als een professional iets zegt komt dat toch altijd beter over dan wanneer een ouder het zegt! Je kunt ook contact zoeken met de onafhankelijke cliëntondersteuning van je gemeente.

In de meest ideale situatie kan deze deskundige zelfs met je mee naar het gesprek om het doel actief te ondersteunen.

Als het gaat om een overstap naar een andere school, kun je een begeleider van de oude school meevragen, die kan goed uitleggen vanuit een onderwijs-perspectief wat voor ondersteuning je kind nodig heeft. Ook al kun je dat zelf misschien ook prima, van een collega-professional wordt het gemakkelijker geaccepteerd, en bovendien kan de begeleider vanuit het standpunt van onderwijs uitleggen wat je kind nodig heeft. 

Als je kind onder behandeling is bij een orthopedagoog, psychiater, psycholoog, therapeut, of andere jeugdhulpverlener, kun je ook vragen of die een (schriftelijk?) advies geeft over wat voor ondersteuning je kind nodig heeft en/of meegaat bij gesprekken.

Persoonlijkheidstypen in 4 kleuren

Als voorbereiding kan het ook goed helpen om te begrijpen hoe je zelf een ander persoonlijkheidstype kunt zijn dan de gesprekspartner(s) en te begrijpen welke aanpak vaak goed werkt bij welk type persoonlijkheid. Kijk naar jezelf en naar de persoonlijke eigenschappen en kennis van beperkingen van de mensen rond het kind.
  • Gebruik bijvoorbeeld de indeling van persoonlijkheidstypen in de kleuren geel, rood, blauw en groen. Een goede bespreking hiervan (in het Engels) vind je in het artikel Insights into Effective Communications. Heel nuttige daaruit is de tabel met Do's en Don'ts die beschrijft hoe je mensen van elk type het beste kunt benaderen om het beste resultaat te krijgen.

  • Waarschijnlijk zit het merendeel van de onderwijsmensen in geel/groen, terwijl kinderen met autisme vaak in blauw zitten en schoolleiding zeker ook rode doelen heeft. Het kan je helpen als je je van te voren meer verdiept in interactie tussen jezelf en/of je partner met verschillende types mens. Belangrijk is ook wat het stressniveau is bij alle gesprekspartners rond de tafel. 

  • Hoe beter je zelf in je vel zit op de dag van het gesprek hoe meer kans je hebt dat je geen of minder stressgedrag vertoont. Je kunt je er ook in (laten) trainen. Uitgangspunt is steeds dat je met respect de mogelijkheden van de docent/gesprekspartner bekijkt en daarop inspeelt ten gunste van de doelen voor je kind.

Oefenen van je eigen rol

Ons bestuurslid Monique van Eijkelenburg schreef Communicatietip voor ouders in gesprek met docent: "Wat is voor u haalbaar?" Of: Over het nut van je ondergeschikt opstellen op school. Daarin gaf ze aan dat ze belangrijke gesprekken vaak ging oefenen, en daarbij zichzelf ook oefende in de rol die ze wilde aannemen ten opzichte van de gesprekspartners.

Er zijn ook af en toe cursussen voor ouders over hoe effectief in gesprek te gaan over je kind. Als die in de regio Utrecht worden georganiseerd vind je ze in onze Agenda.

Tips voor tijdens het gesprek

  • Luister, vraag en luister! Oordeel niet! Vertaal uitspraken in andere woorden en vraag herbevestiging of je het goed begrepen hebt.

  • Benut "softpower" om je situatie en je belangen onder de aandacht te brengen. Softpower is een vriendelijke maar ook aandringende manier om je belangen telkens weer en bij alle mensen die ertoe doen voor het voetlicht te brengen. Dit door je situatie goed/feitelijk onder de aandacht te brengen. Softpower gaat ervan uit dat de ontvangende partij best bereid is om zich in de situatie te verdiepen, onder voorwaarde dat deze partij dan zelf kan bedenken welke oplossingen hij of zij ziet. En die dan weer afstemt met jou omdat de relatie goed is.

  • Maak aantekeningen van de gemaakte afspraken en van belangrijke uitspraken, zodat je achteraf nog weet hoe het gezegd is.

Tips voor na het gesprek

Maak zelf een (kort) verslag van het gesprek met de gemaakte afspraken en belangrijke uitgangspunten / beweringen. Stuur dit per e-mail naar de gesprekspartners en vraag hen om te reageren als ze het niet eens zijn met de inhoud. Dan heb je later iets om naar te refereren, en dan weet je zeker dat alle dingen die voor jou belangrijk zijn er in staan.